Metodología para implantar un Proceso de Cambio hacia la Excelencia en las PYMES.

Metodología para implantar un Proceso de Cambio hacia la Excelencia en las PYMES. 

Por su especial interés, reproducimos a continuación un breve resumen del post del mismo título, cuyo autor original es Luis Miguel Manene Cerrajería, en su Blog "Actualidad Empresa". 

Al final del presente resumen aparece un link al texto íntegro original, para quienes deseen una mayor profundización en la temática expuesta.

1.- Presentación.
Después de mencionar la existencia de una cierta precariedad de la mayoría de las metodologías y herramientas de gestión utilizadas aplicando la mejora continua , se recomienda un enfoque sistémico de la organización empresarial, que ayude a la percepción de que lo esencial es tener presente la necesidad perentoria de instaurar un proceso de cambio en continuidad, liderado por la alta dirección , movilizando al personal y  llevando a la empresa   hacia el concepto de la  calidad total en busca de la excelencia en la gestión.

En esta idea, pensando en las organizaciones de pequeñas empresas PYMES, se exponen finalmente, las fases o etapas necesarias para efectuar la implantación de un proceso de cambio en las organizaciones empresariales.

Sobre el Proceso de Cambio recomiendo las lecturas del blog  tituladas

“Proceso de cambio empresarial: sus principios, causas, clases, tipos y consecuencias”
“Metodología para implantar un proceso de cambio hacia la excelencia en las PYMES” 
“Reingeniería del cambio: historia, definiciones, causas, fases, principios y tipología”
“La autoevaluacion E.F.I.G. en la metodología del cambio”
“Organizacion del proceso de cambio empresarial”

2.- Limitaciones en Metodologías y Herramientas para la Mejora Continua. 
Después de haber implantado ISO 9001 e ISO 14000 en empresas y también EFQM, el C.M.I.-BSC, y las 5S, además de emplear diversas herramientas  de dirección, como los diagramas de Pareto, de causa-efecto, de flujo, de Gantt y otros , junto a  histogramas, tormenta de ideas, los cinco porqués, análisis DAFO , ciclo PDCA de mejora continua, SMED, la cadena de valor, el benchmarking, así como numerosas matrices estratégicas o de evaluación, entiendo que tienen importantes limitaciones.
Opino que, aunque las normas ISO y la autoevaluación europea EFQM han ido mejorando en el transcurso del tiempo, su implantación esta aún sujeta a diversas precariedades, a saber:

• En cuanto a las normas ISO de aseguramiento de la calidad y medioambiente se centran en exceso en obtener y mantener un nivel estable de calidad, pero no debidamente en la mejora en si. Se considera más un requisito que una herramienta. Tiene un exceso de documentos, registros e indicadores con el propósito de “demostrar” lo que se hace, convirtiéndose en una burocracia nada satisfactoria, que muchas veces acaba esclava de la cumplimentación de documentos antes de las correspondientes inspecciones de las consultorías homologadas para su acreditación.
• La EFQM en busca de la excelencia en la gestión,  hace demasiado énfasis en unos resultados que nunca son fiables. No consideran que la mejora de un proceso debe considerarse en relación a su aportación al conjunto, lo que produce graves distorsiones. La satisfacción de las personas se “mide” pero no se estimula la colaboración. Leer el post:” Modelo europeo de excelencia y autoevaluación de la gestión empresarial: E.F.Q.M.”
• El Cuadro de Mando Integral C.M.I. , con sus mapas estratégicos e indicadores que trata especialmente de incorporar el enfoque estratégico a las diversas áreas de la organización empresarial y de establecer un sistema adecuado de seguimiento y control de los resultados obtenidos con su implantación. Leer el post: “Cuadro de mando integral: definición, principios, interrelaciones, objetivos y mapa estratégico”
• La metodología de mejora 5S, que se centra especialmente en la organización, orden y limpieza en cada puesto de trabajo, no abarca otras cuestiones estratégicas o de otra índole necesarias para una buena gestión empresarial. Leer los posts “ Procedimiento para la implantación de las 5S en una organización empresarial “.

Durante  mi experiencia como director, empresario, consultor y profesor he llegado a la conclusión que cada una de las metodologías o herramientas de gestión aplicadas por separado no logran  éxitos rotundos quedándose en mejoras parciales, que, en la mayoría de los casos, no logran satisfacer los objetivos de competitividad a alcanzar por la organización.

Cada empresa es un mundo y requiere distintas herramientas, aunque la primordial es utilizar una metodología que permita realizar la implantación de un proceso de cambio en continuidad, considerando las actuales necesidades de las organizaciones empresariales inmiscuidas totalmente en un entorno sujeto a cambios exponenciales.

Para comprender la filosofía de en busca de la excelencia con la EFQM , es preciso considerar la teoría de los sistemas aplicada al mundo de la empresa , visualizando el Sistema del Entorno , con sus subsistemas del entorno sociológico, tecnológico, ecológico y comercial( socio-económico, político-legal, tecnológico, ecológico, oferentes como proveedores, consultores, universidades, etc. , y de los demandantes como los clientes) rodea al sistema de la Empresa, el cual se divide en los subsistemas del Comportamiento( estilo de dirección y cultura empresarial), el subsistema Estratégico((competencias o conocimientos esenciales y estrategias básicas), el subsistema  operativo u organizacional ( estructuras, sistemas y procesos, gestión del personal) y, por último, el subsistema de Dirección (toma de decisiones).

Los dos sistemas mencionados y sus subsistemas están a su vez totalmente interrelacionados por medio de, posiblemente, el sistema mas importante: el sistema de la comunicación externa del sistema Empresarial con el del Entorno e interna entre los subsistemas del sistema Empresarial, actuando como el sistema nervioso o sanguíneo en el cuerpo humano.

En mi blog personal  hay diversos posts que describen mi particular visualización de  la organización sistemática de la empresa y su entorno, empezando con el titulado: “ El sistema empresarial en el siglo XXI “, seguido por otros como: “Proceso de cambio empresarial: sus principios, causas, clases , tipos y consecuencias”

Evidentemente para mantenerse competitivo en la era de cambios turbulentos que vivimos hay que estar en un proceso continuo de cambio cultural, estratégico y estructural u organizacional. 

3.- Recomendaciones para una implantación del Proceso de Cambio. 

Las limitaciones de las metodologías que se emplean normalmente para mejorar la competitividad de las organizaciones empresariales, se recrudecen especialmente, debido a la falta de la necesaria sensibilización y correspondiente motivación y movilización del personal.
El mayor problema es la falta de conciencia, por parte de la alta dirección, de que lo importante es enfocar un proceso de cambio en continuidad, que, sin duda, llevara a un planteamiento y análisis del sistema del comportamiento de la organización, evaluando el estilo de dirección y su capacidad de liderazgo, así como la cultura empresarial de la organización; es decir: su oficio, misión, visión y valores compartidos. Una encuesta del clima social y la cumplimentación de un cuestionario sobre el estilo de mando de la dirección, ayudara evidentemente a realizar el análisis mencionado.
Asimismo, se deberá realizar una profunda reflexión estratégica utilizando las siguientes herramientas de dirección:

• el diamante de Porter (su Modelo de las 5 Fuerzas)
• la diagnosis del perfil competitivo por medio de técnicas de benchmarking,
• el análisis DAFO para comprobar la situación estratégica respecto al entorno y competidores, y las ventajas y desventajas de la propia organización.

Este estudio nos dará una idea de la situación actual y permitirá definir las estrategias clave o básicas que hay que enfocar y consensuar para lograr una mayor competitividad en busca de la excelencia en la gestión.

A continuación se deberá seguir analizando las estrategias a seguir en las unidades de negocio y distintos sectores de mercado , segmentos de clientes y familias de productos y/o servicios a suministrar, utilizando diversas matrices estratégicas que facilitan su estudio y la preparación siguiendo el C.M.I. con sus  mapas estratégicos que sirvan para su comprensión , definiendo las metas, objetivos  e indicadores para las perspectivas del personal, procesos internos, cartera de clientes y resultados económico-financieros.

Por otra parte, se necesita sintetizar los conocimientos tecnológicos, organizacionales y personales, que sean más adecuados para incrementar la competitividad definiéndose las competencias y sus conocimientos esenciales, para fundamentar una gestión del conocimiento y competencias esenciales que sean consecuentes.

Estas actividades mencionadas conllevan una visualización de la necesidad de cambio cultural y estratégico que se debe implantar, buscando su armonización y consenso, para asegurarse de la posibilidad de comenzar con garantía de éxito el consecuente cambio organizacional, estructural u operacional de la empresa.

Este último cambio organizativo, se orientara a desarrollar proyectos de mejora normalmente en tres áreas específicas, a saber:

1. la estructura,
2. la gestión del personal
3. los procedimientos, sistemas y procesos operativos de la organización.

4.- Fases del Proceso de Cambio hacia la Excelencia en la Gestión.  
En una organización empresarial es necesario enfocar una filosofía de cambio continuo para ser más competitivos y avanzar hacia la excelencia en la gestión. Como consecuencia del mismo hay que proceder a sensibilizar al personal mentalizándoles en la imperiosa necesidad de realizar un cambio cultural( estilo de dirección y cultura empresarial con su misión, visión y valores) y estratégico(estrategias esenciales y conocimientos competitivos) para seguidamente, y una vez consensuado, continuar estableciendo los cambios estructurales u operativos(estructuras, gestión del personal, sistemas y procesos) que sean más idóneos para la situación de la organización.

Al mismo tiempo, se debe instaurar un sistema de dirección (la autoevaluación EFQM con el C.M.I.) y  de comunicación que potencie con tecnologías TIC la comunicación interna y externa, formal e informal,  entre los miembros de la empresa y su entorno socio-político, tecnológico-ecológico y comercial con sus oferentes(proveedores, consultores, asesores) y demandantes (cartera de clientes, consumidores o usuarios).
Para ello, se deberá seguir un Proceso de Cambio consistente en cuatro etapas o fases de implantación que seguidamente exponemos, a saber:
4.1.- Fase de sensibilización de la Dirección y consenso del Personal.
4.2.- Fase de Diseño del Modelo y Planificación del Proyecto.
4.3.- Fase de Organización y Gestión del Desarrollo del Proceso.
4.4.- Fase de Seguimiento y Control del progreso del Proceso de Cambio.

Fuente: Para saber más y acceder al contenido íntegro del post original ir a Actualidad Empresa. Blog de Luis Manene Cerrajería.